Anticipare e risolvere per evitare il fallimento

In ogni azienda di successo, la capacità di stabilire obiettivi chiari e di lavorare per raggiungerli è fondamentale. 

Tuttavia, in molte realtà osservo una tendenza preoccupante: alcuni manager utilizzano l'azienda come strumento per aumentare la propria reputazione personale, piuttosto che focalizzarsi sul successo collettivo e sugli obiettivi aziendali.

Questo tipo di gestione strumentale si concentra troppo sul breve termine e sugli interessi personali, perdendo di vista la crescita sostenibile dell'azienda. 

Un approccio più efficace secondo me, invece, è quello della leadership funzionale, dove l'obiettivo primario è far emergere l'azienda, aiutandola a raggiungere i suoi traguardi senza eccessivi personalismi. 

In questo articolo esploreremo come una leadership esperta e un team in grado di operare secondo logiche di problem solving possano contribuire a minimizzare i problemi e a garantire il successo aziendale, anche in contesti di forte incertezza.

L'importanza di una leadership funzionale

Un'azienda di successo non può essere costruita su leadership che cercano esclusivamente il prestigio personale. Una leadership funzionale si distingue per la capacità di perseguire obiettivi aziendali chiari, mantenendo sempre al centro il bene dell’organizzazione e dei suoi dipendenti. La leadership non si misura con i riconoscimenti personali, ma con la capacità di far crescere l’azienda, creando valore per tutti gli stakeholder.

Questo approccio implica l’adozione di strategie di lungo periodo, che considerano le opportunità e le minacce del mercato, e che si fondano su una gestione proattiva piuttosto che reattiva. Un leader esperto deve essere in grado di anticipare i problemi e minimizzare i rischi, adottando una visione strategica che metta in primo piano la crescita dell’organizzazione nel suo complesso. 

Il leader disfunzionale non si preoccupa troppo dei fattori interni, delegandoli spesso a persone che dovrebbero presidiare, difendere e sviluppare l’azienda. Tuttavia, l'eccesso di personalismo finisce per contaminare anche i collaboratori. Le priorità aziendali cambiano frequentemente, poiché c’è bisogno di nuovi riflettori per mettere in risalto l'ego della proprietà.

Prevenire i problemi con una leadership esperta

Una leadership esperta non si limita a rispondere ai problemi nel momento in cui si manifestano, ma adotta una visione preventiva. Questo tipo di leadership si basa su principi anticipatori, spesso appresi attraverso l’esperienza. 

La prevenzione dei problemi riduce la necessità di interventi di emergenza e consente all’azienda di essere più resiliente di fronte alle sfide del mercato.

Ad esempio, una leadership esperta saprà che dipendere eccessivamente da un solo fornitore può rappresentare un rischio significativo. Le fluttuazioni di prezzo o problemi nell'approvvigionamento possono mettere a repentaglio l’operatività dell’azienda. In questo caso, un leader efficace avrà già pianificato una diversificazione della base di fornitori, minimizzando il rischio di crisi e garantendo una maggiore flessibilità.

Un altro aspetto cruciale della prevenzione è la gestione del rischio. Adottare un approccio di gestione del rischio consente di anticipare le crisi, prepararsi per eventi imprevedibili e creare piani di continuità operativa che proteggano l’azienda da eventi esterni come crisi economiche, pandemie o cambiamenti normativi. 

Problem solving e team multidisciplinari

Nonostante tutti gli sforzi di prevenzione, è inevitabile che ogni azienda debba affrontare problemi imprevisti. Per questo motivo, è fondamentale che i team aziendali siano dotati di una solida capacità di problem solving e che possano operare con un approccio multidisciplinare. 

Un team ben strutturato, con competenze eterogenee (che spaziano dalla finanza al marketing, dall’IT alla logistica), è in grado di analizzare un problema da diverse prospettive e trovare soluzioni pratiche e veloci. 

Questa diversità di competenze consente di affrontare problemi complessi in modo più efficace e innovativo, identificando soluzioni che potrebbero sfuggire a un gruppo omogeneo.

Problem Solving nelle piccole organizzazioni

In ogni azienda, grande o piccola che sia, i problemi sono inevitabili. Che si tratti di una fluttuazione nel mercato, di difficoltà nella fornitura o di imprevisti interni, la capacità di rispondere rapidamente e in modo efficace alle sfide è essenziale. 

Tuttavia, mentre nelle grandi organizzazioni spesso si utilizzano metodologie strutturate e complesse, le piccole realtà possono ottenere risultati eccellenti con processi più semplici e regole chiare. In questo contesto, la chiave del successo è la prevenzione e la capacità di operare seguendo logiche di problem solving che non richiedono complessi sistemi formali, ma che possono essere integrate facilmente nel lavoro quotidiano.

La prevenzione come strumento fondamentale

Uno degli aspetti più importanti per minimizzare i problemi nelle piccole organizzazioni è adottare un approccio preventivo. Questo non significa eliminare completamente le sfide, ma piuttosto ridurre al minimo l’impatto dei problemi che potrebbero insorgere, preparandosi in anticipo.

1. Studio degli scenari: Un semplice esercizio di studio degli scenari può fare una grande differenza. Significa prendere in considerazione vari scenari potenziali – positivi e negativi – e prepararsi di conseguenza. Ad esempio, un piccolo produttore che dipende da un singolo fornitore per materiali critici dovrebbe considerare cosa accadrebbe se quel fornitore subisse ritardi o aumentasse i prezzi. Con un processo di previsione così semplice, l'azienda può identificare in anticipo fornitori alternativi, riducendo il rischio di una brusca interruzione delle attività.

2. Monitoraggio regolare: Invece di attendere l’emergere di problemi, monitorare regolarmente gli indicatori chiave è un modo efficace per prevenire crisi. Anche in una piccola impresa, tenere sotto controllo aspetti come il livello delle scorte, i tempi di consegna o la soddisfazione dei clienti può aiutare a individuare eventuali problemi prima che diventino critici.

Solo qualche semplice regola da seguire

Le piccole organizzazioni possono sviluppare semplici regole per affrontare i problemi, rendendo l'intero processo di problem solving accessibile e flessibile. L’importante è stabilire un processo chiaro e condividerlo con il team, affinché tutti sappiano come affrontare le difficoltà in modo coordinato. 

Ecco qualche riflessione:

1. Identificazione immediata del problema: E’ importante riconoscere il problema il più rapidamente possibile. Spesso, nelle piccole aziende, i problemi vengono ignorati o sottovalutati fino a quando non diventano troppo grandi per essere gestiti facilmente. Stabilire la regola di "se vedi un problema, segnalarlo subito" può ridurre il rischio di escalation.

Esempio: In un piccolo negozio online, i clienti iniziano a lamentarsi di ritardi nelle spedizioni. Invece di aspettare che le lamentele si accumulino, il team deve essere abituato a monitorare i feedback in tempo reale e segnalare immediatamente ogni possibile disservizio, così da poter intervenire prima che il problema danneggi la reputazione del marchio.

2. Collaborazione rapida: Una volta identificato il problema, è cruciale agire subito coinvolgendo le persone giuste. Nelle piccole organizzazioni, spesso non ci sono risorse extra o reparti dedicati al problem solving, ma la forza risiede nella collaborazione veloce tra colleghi. Stabilire regole semplici, come organizzare una riunione di 10 minuti con il team interessato appena emerge un problema, può risolvere rapidamente molte questioni.

Esempio: Se in un piccolo ristorante un fornitore di ingredienti chiave non è in grado di effettuare una consegna, il team può riunirsi rapidamente per valutare le alternative, coinvolgendo lo chef, il responsabile degli acquisti e il direttore del ristorante per prendere una decisione rapida su come sostituire temporaneamente l’ingrediente mancante.

3. Trovare soluzioni pratiche velocemente: Le soluzioni ai problemi, in contesti di piccole dimensioni, devono essere rapide e attuabili. Stabilire una regola che invita il team a concentrarsi su soluzioni pratiche, senza paralizzarsi nella ricerca della perfezione, è cruciale. Una buona soluzione immediata può spesso essere migliorata in seguito, ma ciò che conta è garantire la continuità delle operazioni.

Esempio: Un'azienda di design grafico si trova senza un software cruciale a causa di un problema tecnico improvviso. La soluzione ideale potrebbe essere attendere il supporto tecnico, ma una soluzione più rapida e pratica potrebbe essere passare temporaneamente a un altro software, anche se non perfetto, per rispettare le scadenze dei clienti.

Qualche altro esempio non guasta

1. Gestione delle forniture: Un piccolo artigiano che produce mobili su misura dipende da una particolare tipologia di legno fornita da un unico distributore. In un mercato caratterizzato da fluttuazioni, questo fornitore potrebbe aumentare i prezzi o avere difficoltà di approvvigionamento. In questo caso, il team può anticipare il problema studiando gli scenari di rischio e stabilendo accordi con fornitori alternativi. In caso di problemi, il team sa già a chi rivolgersi e può continuare la produzione senza interruzioni.

2. Servizio clienti in un'azienda di e-commerce: Un negozio online con pochi dipendenti potrebbe trovarsi sovraccarico durante periodi di alta domanda, come il Black Friday. Un processo semplice potrebbe essere quello di stabilire una regola che consenta di delegare rapidamente risorse interne per aiutare con il servizio clienti nei momenti di picco, così da risolvere tempestivamente eventuali disservizi o problemi con gli ordini.

3. Imprevisti nella produzione: Un piccolo laboratorio di pasticceria si accorge di avere un malfunzionamento nell’attrezzatura principale a metà giornata. Una semplice regola interna potrebbe essere quella di avere sempre un fornitore che disponga di attrezzature d’emergenza pronto a intervenire o stabilire una linea diretta con un servizio di noleggio macchinari. Questo permette di risolvere il problema senza dover chiudere l’attività per riparazioni lunghe.

Anche le piccole organizzazioni possono affrontare problemi complessi con successo, adottando semplici processi di prevenzione e problem solving. 

L’approccio non deve essere necessariamente strutturato o complicato, ma deve basarsi su regole chiare, accessibili a tutti i membri del team. Studiare preventivamente gli scenari, monitorare costantemente la situazione e reagire in modo collaborativo ed efficace sono strategie che, anche con risorse limitate, possono garantire una gestione fluida delle difficoltà.

Piccolo riepilogo

Diversificare i fornitori: Un’azienda che dipende da un solo fornitore per materiali critici potrebbe trovarsi in una posizione di debolezza. Un leader esperto anticiperà questo rischio e creerà una rete di fornitori alternativi, mentre il team operativo sarà pronto a intervenire rapidamente in caso di problemi, garantendo continuità.

Innovazione tecnologica: Un’azienda che opera nel settore tecnologico potrebbe essere minacciata dall’introduzione di una nuova tecnologia che rende i suoi prodotti obsoleti. Una leadership visionaria investirà in ricerca e sviluppo per mantenere l’azienda all’avanguardia, mentre un team agile saprà adattarsi rapidamente alle nuove sfide.

Gestione delle scorte: Prevedere correttamente la domanda è una sfida per molte aziende, specialmente nel settore retail. Un’azienda che non anticipa fluttuazioni nella domanda rischia di accumulare scorte eccessive o di rimanere senza prodotti. Un team con capacità di problem solving potrebbe intervenire rapidamente per riorganizzare le scorte o trovare soluzioni di distribuzione alternative.

Qualche riflessione

Ci sono aziende dove le prassi di problem solving sono diventate endemiche, seppur basate su intuito e buona volontà. Sono aziende sane, con una leadership gentile e costruttiva, con persone che condividono una visione e non hanno problemi a supportarsi l’uno con l’altro. Queste aziende esistono ecccome!

Credo sia importante creare una cultura aziendale che non veda il problema come un fallimento, ma come un'opportunità per migliorare, adottando un approccio pragmatico e flessibile. Questa mentalità, associata a una leadership che incoraggia la collaborazione, permette anche alle piccole organizzazioni di affrontare con successo qualsiasi sfida si presenti.

Devo fare una precisazione, però.

Non sono un sostenitore del fallimento come strumento di crescita. Alla mia età, ho visto molte aziende nascere e fallire alla velocità della luce e non ho sempre riscontrato che le persone abbiano imparato dai propri errori. (distinguendo opportunamente il fallimento funzionale da quello incidentale).

Mi riferisco, in particolare, alle aziende nelle quali il management o la proprietà si è lanciata in valutazioni frettolose e fallaci del business, hanno semplificato troppo, non hanno studiato approfonditamente il mercato o le dinamiche di una determinata categoria merceologica. Inoltre, spesso è mancato uno studio serio dei competitor (mi riferisco a studi reali, non alla semplice raccolta di informazioni dal web). 

Molte startup falliscono perché l’idea, il prodotto o il servizio che offrono è inconsistente e queste piccole organizzazioni sono seguite molto male da consulenti ed esperti che, per non perdere il lavoro, non riescono a portare in evidenza gli elementi critici che porteranno all’epicedio.

Molte PMI non riescono a superare la crisi del terzo anno

Facendo un passo indietro, bisognerebbe comprendere come abbiano avuto origine queste organizzazioni fallimentari, che spesso si nascondono dietro il paravento della crisi o della recessione, mancando però di coraggio nell'ammettere di aver affrontato un business con grande superficialità e senza competenze specifiche.

Ho visto ex tecnici, licenziati dalla casa madre, che hanno avviato un’azienda fallita dopo poco tempo, con tanto di litigi tra persone che si conoscevano da 30 anni. Ho visto startup con idee decisamente inutili, finanziate da bandi improbabili e che sono poi fallite poco dopo. Ho visto investitori molto competenti sulle dinamiche generali di business, ma poco preparati su uno specifico mercato, perdere soldi per aver inseguito l’idea sbagliata o per aver supportato un team poco coeso e scarsamente professionalizzato.

Esistono infinite casistiche a cui possiamo fare riferimento e da cui possiamo tutti imparare.

Una cosa, però, è certa: tutto parte dalle persone

Quando queste rivestono ruoli rilevanti in azienda, dovrebbero liberarsi dai personalismi e operare nell’interesse dell’azienda stessa, come se fosse una persona in carne e ossa, di cui sono tutori. I problemi possono emergere, ma un buon team, sempre in ascolto e profondamente a conoscenza del business e del proprio mercato di riferimento, saprà trovare soluzioni o, addirittura, anticipare i problemi.

Infine, non dobbiamo necessariamente fallire per andare avanti. Il fallimento può verificarsi, ed è certamente importante interrogarsi per comprendere le ragioni che lo hanno causato, per imparare e crescere.

Molte startup che chiudono non riaprono mai più; i team si disgregano e cercano esperienze lavorative più sicure. Se questi team avranno rischiato soldi propri, maggiore sarà la loro avversione a nuove iniziative. 

Se, invece, avranno rischiato i soldi degli investitori, probabilmente avranno meno problemi a ripetere l’esperienza da zero.

Un buon business, una buona idea, un buon prodotto non hanno sempre bisogno di finanziatori per partire, e non c'è spesso alcun motivo per coinvolgere nuovi soci quando il progetto va bene e produce utili.